Novità RENTRI: Dal 13 febbraio 2026 diventa obbligatorio il FIR digitale (xFIR)

A partire dal 13 febbraio 2026 diventerà obbligatorio per tutti i soggetti iscritti al Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) utilizzare il Formulario di Identificazione del Rifiuto in formato digitale (xFIR), come previsto dal D.M. 59/2023. L’introduzione del FIR digitale rappresenta un passaggio decisivo verso la completa digitalizzazione dei processi di tracciabilità dei rifiuti e segna un’evoluzione significativa nel sistema nazionale di gestione documentale.

Questa trasformazione nasce come obbligo normativo, ma offre anche alle imprese un’importante opportunità strategica: migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori e modernizzare i flussi interni attraverso strumenti digitali più sicuri, tracciabili e integrabili con i propri sistemi gestionali.

Di seguito presentiamo una sintesi delle principali novità, degli obiettivi della riforma e delle azioni necessarie per garantire una corretta e tempestiva conformità al nuovo obbligo.

Cosa cambia

📌 xFIR come documento principale per i rifiuti

Il FIR digitale diventa il modello di riferimento obbligatorio per i rifiuti pericolosi e, in molti casi, anche per quelli non pericolosi, in funzione dell’obbligo del produttore. In particolare, se il produttore iscritto al RENTRI ha più di 10 dipendenti deve usare il FIR esclusivamente in modalità digitale. Mentre, se ha fino a 10 dipendenti, può scegliere di continuare ad usare la modalità cartacea per i rifiuti non pericolosi ma deve usare il FIR in modalità digitale per i rifiuti pericolosi. Se il produttore NON ha invece l’obbligo di iscrizione al RENTRI può continuare ad usare il modulo cartaceo.

Questa modifica vedrà quindi un’importante diminuzione dei documenti cartacei, che rimarrà la prassi per tutti i produttori non iscritti al RENTRI.

🔗 Regola fondamentale per tutta la filiera

Una novità importante riguarda il principio di coerenza della filiera.
Quando il produttore o detentore è obbligato a utilizzare l’xFIR, lo stesso obbligo si estende automaticamente anche al trasportatore e al destinatario. In altre parole, i soggetti a valle non possono più scegliere in autonomia il formato del formulario: è il produttore, come soggetto a monte, a determinare la modalità di gestione del FIR lungo tutta la filiera.

Il FIR una volta firmato non è più modificabile

Dopo la firma del produttore e del trasportatore l ’xFIR diventa definitivo nei suoi elementi principali, quali ad esempio l’indicazione del produttore/detentore, il destinatario, il trasportatore, l’intermediario, le caratteristiche del rifiuto, ecc.
Sarà possibile solo fare delle integrazioni rispetto ad informazioni di competenza del trasportatore e del destinatario.

✍️ La firma digitale diventa obbligatoria per tutti i soggetti

Produttore/detentore, trasportatore e destinatario dovranno firmare digitalmente il FIR nelle varie fasi. Questa garantisce l’autenticità del documento, la responsabilizzazione degli operatori e  la tracciabilità delle operazioni. Come certificati di firma sono ammessi i certificati qualificati o avanzati eIDAS (CNS/CIE) o il certificato di firma remota reso disponibile dal RENTRI.

📱Introduzione di un nuovo strumento per la gestione del FIR digitale

RENTRI ha introdotto una propria app per la gestione e la firma del  xFIR. Grazie all’APP “RENTRI FIR Digitale” è possibile compilare il formulario, firmarlo digitalmente, aggiornare e integrare i dati durante il trasporto ed esibirlo in caso di controlli in strada.

Qualora l’azienda utilizzi un gestionale diverso ma interoperabile con il RENTRI, gli strumenti di firma e gestione del FIR digitale potrebbe essere forniti direttamente dal produttore del gestionale.

🗂️ Conservazione e trasmissione dei dati obbligatori in forma digitale

L’obbligo di gestire i flussi completamente in modo digitale richiede la conservazione a norma, con trasferimento almeno con cadenza annuale, al servizio di conservazione prescelto.

Come si gestisce il FIR Digitale

La gestione del FIR Digitale richiede un flusso operativo strutturato, che accompagna l’intero processo e che coinvolge tutti i soggetti individuando precisi compiti e responsabilità in capo a ciascuno.

Prima dell’avvio del trasporto l’xFIR deve essere firmato digitalmente dal produttore e dal trasportatore, acquisendo validità ai fini normativi.

Il trasportatore si occuperà di integrare i dati di viaggio, registrare soste tecniche, inserire annotazioni o allegati e nel caso di controllo su strada potrà esibire il FIR in digitale.

Il destinatario dovrà verificare il materiale ricevuto, firmare digitalmente il documento ed integrare con i dati relativi all’ingresso. Infine, dovrà restituire la copia completa del xFIR entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico.

Il produttore, ricevuto il documento, potrà adempiere agli obblighi di registrazione e trasmissione dei dati al RENTRI.

⚠️ Perché è importante

L’introduzione del xFIR comporta un significativo aumento della trasparenza, della responsabilità e della tracciabilità delle operazioni sui rifiuti.

Questo comporterà maggiori controlli da parte delle Autorità, maggiore responsabilità per i soggetti coinvolti e l’eliminazione di molte criticità del FIR cartaceo.

L’adeguamento alle nuove regole risulta necessario poiché il mancato ottemperamento delle disposizioni può comportare interruzioni delle attività di trasporto o conferimento, oltre a difficoltà operative.

✅ Cosa fare adesso

Per adeguarsi a quanto previsto dalla normativa, è necessario avviare una serie di attività operative. Di seguito, riportiamo i primi passi da intraprendere:

• Controllare interoperabilità tra gestionali e RENTRI:

nel caso in cui si utilizzi un gestionale interno, è necessario assicurarsi che questo sia correttamente aggiornato e che comunichi in modo adeguato con RENTRI l’invio, la ricezione e la firma dei FIR.

• Considerare se abilitare l’APP RENTRI FIR digitale o una APP alternativa per autisti e operatori:

l’abilitazione deve garantire la gestione del FIR in mobilità, in particolare nelle fasi di trasporto, controllo su strada e integrazione dei dati.

• Formare il personale:

la formazione rimane un argomento prioritario al fine di permettere ai propri operatori di poter gestire le procedure digitali su firma, integrazione e gestione del FIR in modo adeguato.

La business unit New Consulting della Praolini Srl, supporta aziende e operatori in tutte le fasi di adeguamento alla normativa ambientale sui rifiuti, garantendo conformità, sicurezza operativa ed eliminazione dei rischi sanzionatori. Inoltre, il nostro studio accompagna le imprese nell’implementazione di sistemi di gestione ambientale realmente orientati alla sostenibilità e nella rendicontazione ESG, trasformando gli obblighi normativi in un’opportunità strategica di crescita e di miglioramento della competitività.

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